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COMO REGISTRAR UM FUNCIONÁRIO

agosto 20, 2018
COMO REGISTRAR UM FUNCIONÁRIO

Quando um empreendedor começa perceber que seu empreendimento está em crescimento, ele sente a necessidade de contratar um funcionário. A maioria dos empreendedores não conhece o procedimento para a contratação. Na realidade, como registrar um funcionário é uma incerteza que muitos têm. Não é incomum que uma série de dúvidas comece aparecer, principalmente se uma empresa não possui um sistema próprio de RH. Muitas perguntas surgem na hora de contratar um funcionário: – Quais os documentos necessários, qual o procedimento e por onde começar?

Para registrar um funcionário e, para evitar problemas com os órgãos de fiscalização e não comprometer a contabilidade de uma empresa, a Legislação Trabalhista possui regras e é preciso seguir passo a passo de como registrar um funcionário corretamente, pois não há autorização para um funcionário iniciar suas atividades sem que os registros estejam realizados. Se isso ocorrer, o empreendedor pode ser multado pelos órgãos de fiscalização.

1. Procure um profissional da contabilidade

Para registrar um novo funcionário existem diferentes passos que exigem vários documentos. Para que não ocorram erros, o melhor é contar com o auxílio de um profissional da contabilidade, pois algumas leis trabalhistas devem ser observadas e os procedimentos não permitem erros.

O processo correto na hora de contratar demonstra atenção com o novo funcionário. Com organização, ordem e auxílio de um profissional da contabilidade, as multas por não cumprir o procedimento de contratação no prazo correto são evitadas.

2. O contrato da relação de trabalho

Esse ponto é muito importante, porque é a partir daí que o processo poderá ser iniciado.

Duas modalidades podem ser escolhidas:

  • Contrato de experiência

O funcionário permanece na empresa por no máximo 90 dias, com a possibilidade de prorrogar nesse período. O funcionário recebe o salário normalmente, mas não há garantias de que o serviço será preservado depois desse período de tempo.

Se o funcionário for liberado, ele tem direito a um quarto do 13º salário e o valor proporcional das férias. Neste caso, o empreendedor não tem a obrigação de realizar o pagamento do aviso prévio e multa de 40% de FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) por conta da rescisão.

  • Contrato de trabalho

O contrato de experiência é alterado para o de trabalho quando o empreendedor se sente satisfeito com os serviços que foram prestados pelo funcionário durante os 30 a 90 dias. E a alteração é feita automaticamente.

3. Documentos que são solicitados para o contratado

Para o contrato de trabalho são necessários os seguintes documentos:

  • A Carteira de trabalho, que deve ficar com a empresa por até 48 horas. Na carteira devem constar a remuneração, os dados do contratante, cargo, a data de admissão e prováveis condições especiais;
  • Para os trabalhadores do sexo masculino com mais de 18 anos é solicitado o Certificado de Alistamento Militar;
  • O Exame admissional, que analisará a saúde do trabalhador em relação à função que será exercida;
  • Certidão de nascimento ou casamento e declaração dos dependentes. Essas informações devem ser destacadas para o imposto de renda e trazem benefícios, como convênio odontológico e médico ou salário-família;
  • O vale-transporte quando o contratado solicitar será obrigatório fornecê-lo e haverá um desconto até 6% do valor do salário;
  • Cópia do título de eleitor para funcionários com mais de 18 anos;
  • Cópia de RG e CPF;
  • Cópia do comprovante de escolaridade;
  • A inscrição no Programa de Integração Social (PIS) ou Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (PASEP);
  • Comprovante de residência;
  • Uma foto 3×4 colorida.

Se o funcionário necessitar do salário-família, é necessário a caderneta de vacinação dos filhos com menos de 7 anos e comprovante de frequência escolar para crianças com mais de 7 anos.

4. A elaboração do contrato de trabalho

A empresa deve elaborá-lo com os seguintes dados:

  • A identificação do contratado e do contratante;
  • Os benefícios do funcionário a partir de seu cargo e sindicato que participa, observando a convenção coletiva da categoria, que determina pontos importantes, como piso salarial, carga horária e outros itens.

Se o funcionário contratado estiver de acordo com os itens do contrato, ele e o responsável pela empresa devem assinar o contrato de trabalho. O contrato deve feito em duas vias, uma para o contratante e outro para o contratado.

5. O termo de responsabilidade do salário-família

Se o funcionário contratado for enquadrado nos parâmetros de recebimento do salário-família, ele deve assinar o termo de responsabilidade do benefício.

O formulário é emitido no site da Previdência Social e pode ser preenchido automaticamente. O termo coloca o contratante informado sobre ocorrências que influenciam no consentimento ou não do benefício.

6. O preenchimento da carteira de trabalho 

Todas as informações dos passos acima devem ser registradas na carteira de trabalho, inclusive os benefícios, que devem constar na página de observações. O preenchimento deve ser feito em até 48 horas, prazo máximo para a empresa manter a carteira de trabalho.

É recomendável solicitar a assinatura do funcionário contratado em um recibo de entrega e devolução da carteira de trabalho para evitar quaisquer questionamentos sobre movimentação e retenção do documento.

7. A elaboração do acordo de banco de horas

Com a reforma trabalhista, as empresas têm a liberdade da elaboração do banco de horas de maneira unilateral, porém com a permissão por escrito do funcionário.

Se for aplicado o banco de horas, é preciso redigir o acordo e ser assinado pelo responsável da empresa e pelo funcionário contratado, sendo uma via para cada parte.

8. O exame admissional

O exame admissional deve ser realizado por uma empresa especializada nessa área e com registro no Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Essa é uma etapa fundamental para o início do trabalho do funcionário. O exame admissional garante que o funcionário exerça a função, conforme o Programa de Controle Médico e Saúde Ocupacional (PCMSO) da empresa. O exame certifica de que o problema de saúde não foi ocasionado pelo trabalho executado após o início da contratação. Esse exame não é pago pelo funcionário e o trabalho não pode iniciar sem sua realização.

9. Inicio do trabalho do funcionário contratado

Após ter seguido todos os passos, o contrato de trabalho, então, passa a valer por prazo indeterminado e é o momento do funcionário iniciar o trabalho e, neste momento, a empresa deve estar com todas as anotações realizadas, tanto na CTPS quanto nos livros de registro.

10. As obrigações do empregador

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) é integralmente pago pelo empregador, o recolhimento do INSS (uma parte da previdência deve ser paga pelo funcionário e a outra pela empresa) e a Contribuição Sindical (paga pelo empregado).

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